Aan de slag - WOMEN Inc.

Zo bevorder je doorstroom op de werkvloer

Een combinatie van diverse maatregelen op het gebied van diversiteitsbeleid, commitment van de top, HR-beleid en communicatie kan zorgen voor meer vrouwen aan de top. Toch heeft slechts een derde van de bedrijven concreet beleid voor doorstroom. In dit artikel vind je tips om binnen je organisatie aan de slag te gaan met doorstroom en representatie.

6 elementen voor inclusieve doorstroom en representatie

Om werkgevers te ondersteunen en inspireren heeft WOMEN Inc., in samenwerking met een brede groep experts, de Toolkit Inclusief Werkgeverschap ontwikkeld. De toolkit bestaat uit 6 elementen die onmisbaar zijn om aan de slag te gaan met inclusief werkgeverschap. Bij elk element vinden werkgevers praktische handvatten om hun organisatie inclusiever te maken. Een onderdeel van inclusief werkgeverschap is representatie van divers talent en doorstroom naar besluitvormende posities. Binnen elk van de zes elementen zijn er verschillende onderdelen waarmee je aan de slag kunt.

Concrete doelen kunnen bijdragen aan het bevorderen van doorstroom. Die doelen zijn gemakkelijker te formuleren als ze voortkomen vanuit een heldere visie. Waar wil je als organisatie naartoe werken? Met welk resultaat ben je tevreden? Zorg voor antwoorden op deze vragen voordat je in de praktijk aan de slag gaat met het bevorderen van doorstroom. Daarnaast kunnen deze tips je verder op weg helpen:

Stel streefcijfers op. Dit is een manier om doelen concreet te maken en om zicht te houden op de vooruitgang. Bovendien blijkt uit internationaal onderzoek dat het aantal vrouwen in de top harder groeit als er streefcijfers zijn, al lijkt dit effect kleiner dan het invoeren van een quotum. Verder kun je met streefcijfers mensen binnen de organisatie verantwoordelijk houden voor het wel of niet behalen van resultaten en dienen streefcijfers als leidraad bij het monitoren van de effecten van beleid. Ook andere organisaties zijn hiermee bezig. Lees er meer over in Zo werkt het bij Port of Amsterdam.
Houd in het formuleren van de visie en doelen ook rekening met de randvoorwaarden. Is er voldoende draagvlak vanuit het bestuur? En wat zijn de randvoorwaarden om met je doelen aan de slag te gaan? Wat is het beschikbare budget en hoeveel arbeidsuren kunnen er worden vrijgemaakt om doorstroom actief te bevorderen?
Formuleer SMART doelen. Uit onderzoek blijkt dat dit van belang is om te kunnen bepalen of de doelstellingen zijn behaald.

In het beleid vertaal je de visie en doelen naar een plan van aanpak. Volgens het CPB zijn het formuleren van diversiteitsbeleid en commitment daaraan vanuit de top van arbeidsorganisaties belangrijke voorwaarden voor het slagen van diversiteitsbeleid op organisatieniveau. Hier vind je een aantal aandachtspunten voor inclusief beleid waarmee je doorstroom en representatie kunt bevorderen.

Ontwikkel beleid voor instroom én doorstroom. Veel werkgevers laten kansen liggen door in hun diversiteitsbeleid wel aandacht te besteden aan instroom en inclusie, maar minder aan de doorstroommogelijkheden van divers talent. Dit kan leiden tot een draaideureffect: mensen blijven hangen in een lage functie en vertrekken snel weer uit de organisatie.
Richt het beleid op het hele proces van de ‘employee journey’. Zorg voor een uitgewerkte strategie en gebruik daarbij wetenschappelijke inzichten, bijvoorbeeld uit dit rapport.
Breng in kaart of werknemers op formele of informele wijze doorstromen. Met andere woorden: kan iemand doorstromen naar aanleiding van een gesprek bij de koffieautomaat of is er een officieel proces dat iedereen die kans wil maken op promotie moet doorlopen?
Onderzoek of de voorwaarden die worden gesteld aan leidinggevende functies zorgen voor knelpunten in de doorstroom van bepaalde groepen werknemers. Als leidinggevende functies bijvoorbeeld alleen in voltijd kunnen worden vervuld, zorgt dat er mogelijk voor dat minder vrouwen kunnen doorstromen naar deze posities. Een fulltime baan is namelijk lastiger te combineren met onbetaalde zorgtaken en vrouwen verrichten 1,5 keer meer onbetaalde zorgtaken dan mannen.
Richt het beleid niet alleen op alle medewerkers, maar voer ook initiatieven uit gericht op een specifieke groep medewerkers. Denk daarbij goed na over het doel dat je nastreeft. Is het beleid voldoende om het doel te bereiken? Lees meer over voorkeursbeleid.
Controleer ten slotte of het beleid aansluit op de visie en doelen van de organisatie. Zal dit beleid bijdragen aan het realiseren van de gestelde doelen?

Als werkgever kun je met duidelijke communicatie over je beleid intern draagvlak creëren voor veranderingen. Bovendien is communicatie een manier om de behoeften van medewerkers te achterhalen. Hieronder vind je een aantal tips om te zorgen voor duidelijke communicatie.

Probeer inzicht te krijgen in de mogelijke knelpunten die gelijke doorstroom belemmeren. Onderzoek of er belemmeringen zijn die ervoor zorgen dat vrouwen of mensen met andere diversiteitskenmerken minder makkelijk doorstromen naar besluitvormende posities. Probeer ook te achterhalen wat de behoeften zijn van verschillende groepen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de aanTafel gespreksessies.
Vraag of medewerkers op de hoogte zijn van de doorstroom- en opleidingsmogelijkheden, ook als die informatie online beschikbaar is. Niet alle werknemers vinden vanzelfsprekend hun weg in de organisatie zonder extra begeleiding.
Maak duidelijk kenbaar dat jullie de doorstroommogelijkheden van vrouwen of andere mensen met diversiteitskenmerken willen bevorderen. En maak concreet hoe mensen daarvoor in aanmerking kunnen komen.
Vergroot het draagvlak door duidelijk te communiceren over je beleid en doelstellingen. Leg uit waarom maatregelen die gericht zijn op een specifieke groep medewerkers worden genomen en besteed hierbij voldoende aandacht aan de meerderheidsgroep.
Denk na over de omschrijving van criteria voor leidinggevende functies, zijn er richtlijnen voor masculien en feminien taalgebruik? Lees meer over inclusieve taal in de Incomplete Stijlgids.

Om beleid succesvol te implementeren is een integrale aanpak nodig: je beleid moet onderdeel zijn van een bredere aanpak voor alle lagen van de organisatie. Hoe betrek je het middenmanagement bij het beleid? En hoe combineer je de inclusiviteitsdoelen met de businesstargets? Denk aan de volgende tips voor implementatie op de werkvloer.

Betrek alle afdelingen bij de implementatie van doorstroombeleid, met name het middenmanagement en leidinggevenden.
Onderzoek of er bij het middenmanagement weerstand is tegen (delen) van het doorstroombeleid. Besteed hier in bila’s of tijdens managementoverleggen aandacht aan. Steun van het middenmanagement is van belang voor het slagen van diversiteitsbeleid, omdat ze ‘grote invloed hebben op de directe werkbeleving van medewerkers’. Zij zijn daarom onmisbaar voor het succesvol bevorderen van doorstroommogelijkheden.
Train het middenmanagement in inclusief leiderschap en maak ze bewust van hun voorbeeldrol in de organisatie.

Een inclusieve cultuur draagt bij aan een gevoel van sociale veiligheid. Om doorstroom te bevorderen is het van belangrijk dat iedere stem waarde heeft en dat er ruimte is voor authenticiteit. Daarmee kan een inclusieve cultuur bijdragen aan het bevorderen van doorstroom. Gebruik de volgende tips om te zorgen voor een inclusieve cultuur die helpt doorstroom te bevorderen.

Besteed aandacht aan unconscious bias, bied met name leidinggevenden biastrainingen aan. Genderstereotypering, vooroordelen die gekoppeld zijn aan iemands gender, blijkt uit onderzoek van Nyenrode Business Universiteit de grootste barrière voor vrouwen om door te stromen. Door deze onbewuste vooroordelen aan te pakken ontstaat er ruimte om bewuste, objectieve keuzes te maken over de doorstroommogelijkheden van divers talent. Lees meer over het stimuleren van divers talent in Zo werkt het bij Van Lanschot Kempen.
Denk na over het oprichten van een diversiteitsnetwerk en verbind daaraan duidelijke thema’s en doelstellingen.
Breng in kaart welke eigenschappen verwacht worden van leiders binnen de organisatie. Zijn die eigenschappen een gebalanceerde combinatie van masculiene en feminiene waarden? Onderzoek wijst uit dat de bestaande organisatiecultuur van invloed is op het aantal vrouwen aan de top en dat organisatieculturen vaak niet genderneutraal zijn.
Ga op zoek naar potentie in je organisatie. Is er ruimte voor vrouwelijke werknemers om binnen de functie te groeien of is het vereist dat iemand voor het doorstromen voldoet aan alle gestelde eisen voor een leidinggevende functie? Open als werkgever het gesprek hierover of benoem dat je als werkgever openstaat voor dit soort gesprekken. Lees hier meer over in Zo werkt het bij Port of Amsterdam.
Denk ook aan praktische aanpassingen die bijdragen aan een inclusieve cultuur. Vraag bijvoorbeeld het Nederlands Keurmerk voor Toegankelijkheid aan.

Meten = weten. Door in kaart te brengen of doelen bereikt worden, kun je toetsen of het beleid effectief is en achterhalen welke knelpunten de doorstroom van vrouwen naar besluitvormende posities belemmeren. Op basis van deze informatie kun je vervolgens je beleid aanpassen of doorontwikkelen. Maak gebruik van de informatie in je organisatie. De volgende stappen zijn van belang voor het effectief meten van doorstroom in de organisatie.

Monitor op instroom, doorstroom en uitstroom om zicht te krijgen op de doorgroeimogelijkheden binnen je organisatie en evalueer jaarlijks. Kijk niet alleen naar instroom van talent, maar volg iemands ontwikkeling door de organisatie heen. Hoe snel maken mensen promotie? Of wanneer stromen ze uit? Maak tijd voor exitgesprekken met medewerkers die de organisatie verlaten en vraag daarbij naar de rol die doorstroommogelijkheden hebben gespeeld bij hun besluit om op zoek te gaan naar een andere baan.
Kijk niet alleen naar harde cijfers, maar ga ook bij werknemers na hoe zij de doorstroommogelijkheden ervaren, bijvoorbeeld aan de hand van een medewerkerstevredenheidsonderzoek of door middel van een monitoring van de cultuur binnen de organisatie. Vraag of er voldoende rekening wordt gehouden met specifieke doelgroepen en hun behoeften binnen de organisatie. Lees hier meer over in Zo werkt het bij Ministerie van Financiën.
Maak een plan voor wat je binnen de organisatie met de resultaten gaat doen. Zorg voor concrete stappen en deadlines.
Herhaal metingen en onderzoeken zodat je het effect en de verschillen in kaart kunt brengen. Uit onderzoek blijkt dat er veel te winnen is door te meten of deze maatregelen effectief zijn. Gebruik die informatie om je visie en doelen of beleid aan te scherpen.

Blijf in beweging

Het bevorderen van doorstroom is een continu proces. Als organisatie moet je aandacht blijven besteden aan de knelpunten en belemmeringen om te zorgen voor meer diversiteit in alle lagen van de organisatie. Doorstroom is een belangrijk middel om te zorgen voor representatie van diverse doelgroepen in leidinggevende functies. Deze rolmodellen kunnen het vervolgens gemakkelijker maken voor mensen met vergelijkbare ambities om door te stromen. Het loont, kortom, om werk te maken van doorstroom.

Zo werkt het bij…

Werkgevers die actief aan de slag gaan met doorstroom en representatie kunnen divers talent aantrekken en behouden, en kunnen zich hiermee profileren als een goede en inclusieve werkgever. Er is daarmee winst te behalen voor de werkgever.

Gelukkig hoef je het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Lees de ervaringen van drie bedrijven die elk op een eigen manier doorstroom en representatie op de werkvloer bevorderen.

Zo bevorder je doorstroom op de werkvloer

6 elementen voor inclusieve doorstroom en representatie

Visie en doelen

Beleid

Draagvlak en communicatie

Implementatie op de werkvloer

Cultuur

Meten en monitoren

Blijf in beweging

Zo werkt het bij…

Ministerie van Financiën

Van Lanschot Kempen

Port of Amsterdam