Een aantal jaren geleden begon de EUR met specifiek beleid om de werkdruk aan te pakken. Waarom?

“In de onderwijssector is al lang sprake van hoge werkdruk. De EUR heeft de individuele kant best goed op orde, zo bieden we allerlei relevante cursussen en opleidingen, maar tegelijkertijd bestaat het probleem nog steeds en neemt het sectorbreed zelfs toe. Daar wilden we iets aan doen. Dat is wettelijk verplicht, maar we vinden het ook echt een belangrijk thema. Een gezond werkklimaat en je veilig voelen staat centraal in onze organisatiestrategie. Het probleem is een samenspel van factoren: teveel werk, te weinig tijd, onduidelijkheid over je rol, taken en verantwoordelijkheden, of te weinig autonomie of steun. Die problemen ervaart het individu, maar ontstaan nadrukkelijk door het samenspel met een team, de leidinggevende, de organisatie en wat het ministerie van OCW op landelijk niveau onderneemt en besluit. Als de balans tussen dat wat van je gevraagd wordt en de mogelijkheden die je hebt om aan die vraag te voldoen zoek is, kan werkstress optreden.

Mensen ervaren dan fysieke en mentale klachten en gaan bijvoorbeeld hun gedrag veranderen op een slechte manier, zoals geen pauzes meer nemen op je werkdag. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van je werk, maar ook van je persoonlijke leven. De EUR heeft in totaal 3.500 werknemers, plus een uitgebreide flexibele schil van docenten tot support staff. Voor iedereen kan de specifieke combinatie van factoren die leidt tot klachten er anders uitzien.”

Wat houdt het beleid in?

“Werkstress kent meerdere oorzaken. Een oplossing werkt alleen als je op al die oorzaken ingrijpt. Werkgevers zijn vaak geneigd om te kijken hoe medewerkers beter om kunnen gaan met de stressvolle situatie. Terwijl de Arbowet vraagt om het wégnemen van de bron van de stress, met structurele oplossingen. De balans tussen werk en privé is essentieel. Bij TNO heb ik eerder met collega’s een samenvattend model gemaakt, dat we nu ook bij de EUR gebruiken. Het is is gebaseerd op verschillende stressmodellen, evidence en practice based, en helpt bij het structureren van het gesprek over werkdruk.  In de kern draait het om balans tussen dat wat je van een medewerker vraagt en wat hij of zij kan bieden. Trekt dat scheef en houdt dit lang aan, dan kunnen er klachten ontstaan. Die kunnen weer leiden tot negatieve gevolgen zoals burn-out, hart- en vaatziekten, maagzweren en allerlei andere ellende. Veel werkgevers vinden dit een lastig onderwerp om over te praten, ook omdat je dicht bij de privéomstandigheden van je mensen komt. Leidinggevenden of HR-adviseurs kunnen het model erbij pakken wanneer er issues spelen, dat helpt vaak al om het gesprek op gang te brengen. Je pakt er echt de oorzaken mee aan, niet de symptomen.”

Is dat model te gebruiken voor ieder bedrijf?

“Als startpunt zeker. Je moet weten wat je onder werkdruk verstaat en dit vervolgens combineren met je eigen aanpak, die voor ieder bedrijf anders zal zijn. Maar er zijn bepaalde problemen die bij vrijwel iedere organisatie voorkomen, zij het in een andere vorm. Tijdsdruk bijvoorbeeld. Bij de EUR betekent dit voor een hoogleraar iets anders dan voor een administratief medewerker, maar ze kunnen er allebei last van hebben en verdienen beide een bruikbare oplossing. Voor de systematische aanpak van werkdruk gebruiken wij TNO’s Werkdruk Wegwijzer, een vijf stappenplan. Die zetten we in op de kleinste samenwerkingseenheid, dus per team of vakgroep. Samen analyseer je waar de pijnpunten zitten en bedenk je oplossingen. Dit verwerk je tot een actieplan. We doen hierbij een beroep op de eigen expertise en ervaring van onze mensen, zij weten immers het beste hoe de situatie in elkaar steekt. HR is daarbij ondersteunend. Wel is het belangrijk om ondertussen niet de mensen te vergeten die nú te maken hebben met stressklachten. Want voor hen heeft voorkomen niet zoveel zin. Hen ondersteunen we bijvoorbeeld door door te verwijzen naar onze partner OpenUp, gecertificeerde psychologen op afstand.”

Wat is een voorbeeld van een pijnpunt bij jullie?

“Een voorbeeld hiervan bij de EUR is de manier waarop we uren toekennen aan taken. Nu is er een bepaald budget waar taken aan gehangen worden, die vervolgens worden verdeeld onder personen. Maar 4 uur voor een college voorbereiden kan voor de ene docent perfect zijn, terwijl het bij een ander teveel of juist te weinig tijd is. Meer transparantie daarover is belangrijk, om iedereen gelijke kansen en mogelijkheden te bieden. Ook kan het zijn dat het budget niet toereikend is voor alle taken die moeten gebeuren, daar zie je de relevantie van het betrekken van het nationale niveau bij je analyse van pijnpunten.”

Wat is jouw rol hierin?

“Ik ben opgeleid als gezondheidspsycholoog en erg geïnteresseerd in gedrag en het ontwikkelen van interventies, om daar verandering in te brengen. Bijna tien jaar heb ik bij TNO gewerkt, waar ik die interventies ontwikkelde en mentale problemen op de werkvloer leerde herkennen en voorkomen. Daarnaast ben ik aan de VU gepromoveerd op het verminderen van werkstress bij docenten. Al die ervaring zet ik nu in om bij EUR te zorgen dat iedereen gezond kan werken, de werkdruk te verminderen en de sociale veiligheid te bevorderen. Dat laatste doen we bijvoorbeeld door middel van plenaire discussies en het naspelen van precaire situaties met acteurs, om bewustwording te creëren. Wie helaas toch ongewenst gedrag ervaren heeft, kan terecht bij een netwerk van vertrouwenspersonen, ook doen we mee aan een pilot met de ombudsfunctionaris. En uiteraard hebben we beleid, regelingen en commissies voor de aanpak van ongewenst gedrag.”

Hoe gaat de EUR om met de privékant, die ook belangrijk is bij werkdruk?

“We hebben een integrale aanpak, waarbij we naar individu én organisatie kijken. Er kunnen namelijk privé situaties voorkomen die maken dat het werk dat je eerst prima kon doen opeens teveel is, denk aan een scheiding. Die scheiding heeft niks te maken met werkdruk, maar kan wel een disbalans veroorzaken. Als werkgever hebben we geen invloed op de scheiding. Wél kunnen we sleutelen aan de werkdruk door bijvoorbeeld te kijken naar het aantal uren, thuiswerk of flexibele tijden. Ook is het belangrijk om met collega’s en je leidinggevende te kunnen praten over wat voor jou werkdruk oplevert. Heb je kinderen en gaat de crèche om half 7 dicht, dan is flexibel moeten werken lastig. Dat moet je kunnen aangeven, uitspreken en regelen met elkaar. Daarnaast bieden we 100% betaald partnerverlof aan, wat kan bijdragen aan betere mentale gezondheid van beide ouders, maar ook aan het voorkomen van verzuim.”

Wat adviseer je andere bedrijven, die ook met specifiek beleid rondom werkstress aan de slag willen gaan?

“Je hebt een lange adem nodig, het kost minstens een jaar om dit goed in gang te zetten. Het is een heel proces waar je eigenlijk nooit klaar mee bent. Iedereen moet erachter staan, op alle niveaus. En als je a zegt, moet je ook b zeggen. Soms zie je dat bedrijven onderzoek doen en informatie opvragen bij hun werknemers, maar niks ondernemen met de resultaten daarvan. Dat werkt averechts, dan gaan je medewerkers protesteren. En terecht. Loopt dit beleid eenmaal, dan gaat het steeds gemakkelijker en is het écht de moeite waard. Je krijgt een gezondere organisatie, met minder gedoe en meer opbrengsten.”